Introduction

Les membres d’une entreprise remontent souvent des tensions, de la plus anodine à la plus sévère :

• C’est toujours moi qui nettoie la machine à café !
• Je n’arrive pas à m’intégrer dans ce projet, j’ai l’impression de ne pas avoir le niveau…
• Je passe ma vie à chercher l’agrafeuse
• Je suis stressé sur la rentabilité à venir de l’entreprise

Dans une TPE classique, ces tensions sont traitées de deux façons différentes :

• Le patron les gère comme il peut en fonction de son temps disponible
• Les tensions non prises en comptes ont tendance à dégénérer en tensions plus importantes

La réunion de gouvernance

Motivation

Avant d’expliquer le fonctionnement de la réunion de gouvernance, voyons les motivations qui nous ont poussé à chercher une solution :

• nous voulions traiter toutes les tensions
• nous voulions que les tensions soient traitées par les salariés eux mêmes et pas par le patron
• nous voulions que les tensions soient publiques et les solutions partagées

Fonctionnement de la réunion de gouvernance

Nous faisons une réunion de gouvernance par mois. Ca prend maintenant entre 15mn et 45mn.

La réunion de gouvernance a pour objectif de traiter rapidement et efficacement toutes les tensions remontées pendant le mois par les équipes.

Le coin des tensions

Dans notre salle de réunion, un « coin des tensions » est réservé sur le tableau blanc. Tout le monde peut noter une tension, mais sous la forme d’un mot, ou d’une expression. Pour l’instant la tension ne veut rien dire à part pour celui qui l’a notée.

Début de la réunion

On nomme 2 intervenants :

• un facilitateur qui a pour rôle de garantir le process de la réunion
• un secrétaire qui note les tensions et les solutions choisies pour qu’elles soient traitées

Le facilitateur commence par un tour d’inclusion. Chaque participant doit évaluer son niveau d’attention pour la réunion (« je suis attentif », « j’ai mal dormi », « je suis là »,…)

On note ensuite toutes les tensions du coin des tensions, on demande aux participants s’ils ont des tensions à ajouter.

On traite ensuite les tensions une par une, dans l’ordre de la liste, en suivant le mécanisme suivant :

Traitement d’une tension

Chaque tension est portée par l’individu qui a soulevé la tension. C’est lui qui en est responsable.

Etape 1 : Explication et tour de clarification

L’individu qui a soulevé la tension est le porteur de la tension. Il explique le problème. S’il le souhaite, il peut déjà proposer une solution.

On fait ensuite un tour de table où chacun son tour, chaque membre du groupe peut poser des questions de clarification pour être bien certain d’avoir compris la tension et éventuellement la solution proposée. C’est uniquement l’apporteur de la tension qui répond aux questions. On n’a aucun débat entre les intervenants.

Etape 2 : Tour de propositions

On enchaîne sur un tour où chaque intervenant propose une ou plusieurs solutions. Les solutions sont de 3 types :

• Si le problème est simple, la solution proposée peut être directement opérationnelle (acheter un agrafeuse, déplacer la machine à café,…)
• Si le problème est plus complexe, la solution peut être uniquement organisationnelle (j’attribue la tension au pole bien-être, au pole ops, …)
• C’est lors de cette réunion que nous faisons évoluer l’organigramme de l’entreprise (j’ajoute telle attribution au pôle bien être, Robert quitte le pôle RH et rejoint le pôle communication, on crée un pôle performance,…)

Je souligne tout de suite un écueil importants à éviter. Aucun débat : Que la solution plaise ou non, chacun a le droit d’exprimer une solution, il n’est interrompu par personne, si des discussions naissent à ce moment là, c’est au facilitateur de couper le débat.

Etape 3 : Premier choix de solution

Suite au tour de propositions, le porteur de la tension propose une solution. Il peut piocher des idées, amender sa solution s’il en avait proposé une, bref, il propose ce qu’il veut. Sa solution doit être réalisable dans le mois à venir.

Etape 4 : Tour d’objection

On fait de nouveau un tour des participants où chacun exprime ses objections suite à la solution retenue. Là encore, pas de débat. Chacun exprime ses objections et personne n’a le droit de réagir aux objections de quelqu’un d’autre.

Etape 5 : Choix de la solution finale

Suite au tour d’objection, le porteur de projet décide ou non d’amender sa solution.

La solution est notée par le secrétaire et on passe à la tension suivante.

Notes diverses concernant le traitement d’une tension

• L’absence de débat permet de gagner beaucoup de temps. Cela semble déshumanisé en première lecture. Dans la pratique, c’est au facilitateur de laisser un espace de discussion « humain », mais quand il voit que ça commence à dériver, il a tout pouvoir pour couper le débat.
• Dans beaucoup de tensions simples, les tours vont très vite. Une tension basique peut être traitée en 1mn.

Fin de la réunion

A la fin de la réunion, le facilitateur fait un dernier tour de conclusion : qu’avez-vous pensé de la réunion ? Avez-vous des idées d’amélioration ?

Ce bilan nous a fait changé plusieurs fois notre process de réunion de gouvernance. A vous de trouver le process qui convient à votre équipe.

Suivi des solutions en réunion hebdo

Une fois les solutions choisies en réunion de gouvernance, le secrétaire à noté des tâches dans un « projet gouvernance » de notre extranet. Ces tâches sont parcourues et assignées à chaque réunion hebdomadaires.

Ce suivi des tâches est très important pour que les tensions soient résolues de façon opérationnelle, et pour que la réunion de gouvernance ne soit pas vue comme un folklore inutile.

Conclusion

Chez KIBATIC, nous avons testé plusieurs mécanismes de décisions collectives, avec plus ou moins de succès.

Cette réunion de gouvernance fonctionne très bien chez nous pour différentes raisons :

• elle est courte, entre 30mn et 45mn. Elle ne pénalise donc pas les projets.
• les actions sont réellement suivies (en réunion hebdo) et appliquées
• les décisions sont prises en commun sans avoir besoin de l’aval de qui que ce soit
• ces tensions ne remontent plus jusqu’au gérant
• tous les participants peuvent donner leur opinion, même les plus timides ou réservés

Avec cette réunion de gouvernance, nous cumulons l’approche participative et l’efficacité.